La continuité associative

Une ordonnance publiée le 2 décembre proroge jusqu'au 1er avril la possibilité d'organiser les instances statutaires (AG, CA, bureaux) par visioconférence pour respecter les mesures de couvre-feu fixées par le gouvernement.

Le distanciel reste la règle

Les instances d'Ogec sont des réunions à caractère professionnel.

• Dans le cadre des mesures de couvre-feu (18h-6h) applicables sur toute la région Île-de-France au 16 janvier 2021, la règle reste d’organiser des instances statutaires à distance lorsque le présentiel ne se justifie pas, en particulier pour éviter les déplacements et les regroupements à risque.
• Si toutefois le présentiel est incontournable, les horaires doivent être fixés en dehors du couvre-feu et dans le cadre des gestes barrière (grande salle pour la distanciation sociale, port du masque, mise à disposition de gel hydroalcoolique).
• Pour le bénévolat des administrateurs qui ne peut se réaliser qu'après leur temps de travail salarié (donc pendant le couvre-feu), il est possible de faire valoir une dérogation en cochant la case "déplacement entre le domicile et le lieu d'exercice de l'activité professionnelle" sur l'attestation accompagnée de la convocation au CA ou d'un justificatif de l'établissement.

Réunir ses instances en visioconférence

Grâce au dispositif dérogatoire entré en vigueur en mars et prorogé en décembre 2020 jusqu'au 1er avril 2021, c'est possible de tenir ses organes de gouvernance à distance même si les statuts ne le prévoient pas. Le PV devra mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par les ordonnances.

La convocation et les pièces jointes peuvent être adressées par e-mail (dérogation aux statuts si non prévu) au moins 15 jours avant la réunion pour s'assurer de la disponibilité des participants et leur permettre un temps de lecture raisonnable. Un accusé de réception par retour de mail est recommandé pour éviter tout risque de contestation (et de recours en nullité).

Pour la visioconférence, des solutions existent : Zoom, Teams, Google Meet, Skype,...

Quelques conditions sont à respecter :

• Garantir la participation effective de tous les membres en facilitant les procédures de connexion. Il faut aider les personnes moins familières avec les outils numériques à se connecter dans de bonnes conditions techniques, y compris par téléphone si la liaison par ordinateur n'est pas possible. La plupart des applications de visioconférence proposent cette possibilité.
• Permettre une identification claire des participants à défaut de signer une feuille de présence. Pour cela, nous recommandons de renommer votre profil (si c'est un pseudo ou une mention de type "Ipad-JVC") sur l'application de visioconférence.
• Permettre la retransmission simultanée et continue des débats et délibération. Sauf si l'un des membres demande un vote à bulletin secret, les décisions peuvent être prises à main levée (visible par webcam activée). En pratique, il est recommandé de demander aux participants qui s'opposent ou s'abstiennent de se manifester avant de considérer la mesure adoptée à l'unanimité. Cela évite les quiproquos.

Procédure écrite entre les membres

L'ordonnance du 2 décembre 2020 étend et assouplit la consultation par correspondance, même si elle n'est pas prévue dans les statuts.

Ce dispositif peut être utilisé notamment dans le cadre de vote à bulletin secret.

Consultation écrite

Les débats sont exclusivement tenus par écrit (par échanges de mails ou sur une plateforme de discussion comme Teams ou Slack). Pas de réunion ni physique, ni virtuelle.

Vote par correspondance

Les membres répondent sur un formulaire en ligne (JotForm, Google Forms, Slido, LimeSurvey,...) qui sera utilisé :

• soit pour compléter une consultation écrite (voir point précédent)
• soit pour être pris en compte lors d'une réunion distancielle qui décrète le vote par bulletin secret.

Selon la taille de l'association et le budget, il est possible de professionnaliser ce dispositif de vote sécurisé en s'adressant à des prestataires spécialisés : Euro-Vote, Neovote, EasyQuorum,...

Reporter l'AG ?

L'AG doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes (3 mois après le CA d'arrêté).