Assistante de Direction

Secrétariat et accueil
● Effectuer le secrétariat courant : Prises de rendez-vous, filtrage téléphonique, tri et transmission des e-mails et des courriers postaux, alertes au Chef d'Établissement.
●Assurer le suivi administratif des visites éventuelles (journal des appels, journal des visites…).
●Accueillir le matin et le midi les élèves et leurs familles et l’ensemble des membres de la Communauté éducative, assurer la sortie le midi et le soir.
●Traiter en autonomie des problèmes simples, reformuler les demandes et orienter vers l’interlocuteur qualifié pour apporter la réponse.
●Ranger et classer les documents dans des dossiers thématiques papier et informatique. Archiver les dossiers afin de pouvoir les consulter facilement.
●Tenir à disposition de l'équipe pédagogique du petit matériel de secrétariat et d'entretien.
●S'assurer du bon fonctionnement des imprimantes de l'école : commande de fournitures en avance, alerte du fabricant en cas de problème et suivi des interventions.
 

Relations avec les familles
●Prendre en charge toutes les tâches et activités administratives liées aux familles (dossiers d’inscriptions, relations, tickets cantine ou étude…) ou aux élèves (dossiers scolaires…).
●Centraliser les commandes nécessaires pour les fournitures scolaires.
●Contrôler et suivre la facturation et les règlements des familles. Réaliser la réception des paiements par chèque et préparer les ordres de virements des familles.
●Gérer les litiges Familles, suivre les dossiers des familles mis au recouvrement.
 

Comptabilité fournisseur
●Gestion de tous types de commandes : bordereaux de réception, devis reçus et envoyés, factures.
●Préparer les chèques de règlements ou les ordres de virements aux fournisseurs.
●Compléter le carnet de tenue de caisse pour noter les mouvements comptables en espèces.
●Assurer l’archivage des factures fournisseurs et le suivi avec le cabinet comptable.
●Gérer les litiges fournisseurs.
 

Support à l’activité scolaire
●Si besoin et en cas d'absence d'un enseignant, prendre temporairement en charge un groupe d’élèves ou une classe, en assurant la préparation pédagogique de l’enseignant en son absence.
●Assurer la sécurité des élèves et la conformité de leur comportement avec les règles de vie collective et les instructions particulières qui ont été données.
●En cas de besoin, aider au service, à la surveillance et au débarrassage du repas dans la salle de restauration.