Assistant(e) de direction - Secrétaire comptable
L’école St Vincent de Paul est constituée de deux unités, la maternelle et l’élémentaire. Elle accueille près de 240 élèves chaque année.
La mission de notre école est aujourd’hui d’accueillir, d’accompagner et d’aider nos élèves à développer leurs qualités, leur autonomie et à trouver leur équilibre dans un climat de respect et de confiance.
L’école est à la recherche d’un(e) assistante de direction pour rejoindre son équipe, qui partagera notre engagement envers l'éducation et le bien-être de ses élèves.
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à l'adresse mail suivante : direction@ecolesvp.fr.
Veuillez indiquer dans l'objet de l'e-mail " Poste Assistante de direction - secrétaire comptable"
Contrat temps partiel : 38h/semaine (33,09h annualisées)
Missions principales du service :
- Assurer la gestion du secrétariat
- Assurer l’assistanat du chef d’établissement
- Assurer le secrétariat familles et élèves
- Assurer la gestion comptable et financière en lien avec le cabinet comptable
- Participer à la communauté éducative
Le salarié est placé sous l’autorité du chef d’établissement.
- Travail au sein d'une école primaire
- Horaires réguliers, fixés par le chef d’établissement
- Travail en équipe pluridisciplinaire
Secrétariat de direction :
- Réceptionner, filtrer et traiter les appels et les courriers.
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers.
- Fournir une information fiable et régulière au chef d'établissement et aux collaborateurs.
- Veiller à la confidentialité des informations.
- Gérer l’agenda des rendez-vous suivant le protocole établi et le planning proposé par le chef d’établissement.
- Utiliser les différents moyens de communication : tableau d'affichage, salle du personnel, envoi d’email, création de circulaires à valider par le chef d'établissement et assurer la diffusion interne ou externe.
- Rédiger des courriers
- Gérer la communication interne et externe de l'établissement
- Aide à la mise en place d’évènements
Accueil et standard :
- Accueillir et prendre en charge les visiteurs, les appels téléphoniques, les mails. Traiter en autonomie des problèmes simples, reformuler les demandes et orienter vers l'interlocuteur qualifié pour apporter la réponse.
- Informer, si nécessaire, le chef d'établissement des réponses apportées.
- Transmettre par écrit les informations collectées aux personnes concernées.
Secrétariat familles et élèves :
- Prendre en charge les tâches et activités administratives liées aux demandes d'inscription et de réinscription
- Assurer la gestion et archivage des dossiers des élèves sortants
- Transmettre par écrit les informations collectées aux personnes concernées.
- Elaborer tous les supports de pointage pour le temps scolaire et périscolaire et en assurer le suivi.
- Saisir régulièrement les différents éléments indispensables à la facturation. (Charlemagne)
- Déclarer en lien avec le chef d'établissement les accidents scolaires et assurer leurs suivis
- Effectuer les premiers soins en cas d’incident et suivre les PAI
Secrétariat pédagogique et gestion des enseignants :
- Prendre en charge avec le chef d’établissement toutes les tâches et les activités en lien avec la gestion des dossiers des enseignants et les relations administratives avec les services de l'Education Nationale ou les services de l'Enseignement Catholique (renseigner la base informatique pour le rectorat et le Diocèse, remplir les documents administratifs, collecter les documents administratifs auprès des enseignants, faire valider par le chef d'établissement, envoyer les différents courriers.)
- Gérer le fichier administratif des enseignants sur le logiciel de l'établissement.
- Gérer et suivre les dossiers de suppléances en lien avec le chef d’établissement
- Assurer le remplacement très occasionnellement (étude et enseignants absents)
Gestion administrative et petite intendance :
- Elaborer les tableaux de gestion et assurer le suivi des différents budgets en lien avec le chef d'établissement.
- Assurer la gestion, la distribution des commandes, des petites fournitures, des commandes pédagogiques et administratives
- Assurer le lien avec les fournisseurs liés à l'établissement.
Logistique des activités pédagogiques et voyages :
- Assurer en soutien des enseignants la logistique des activités scolaires et/ou périscolaires (voyages- sorties-projets de classe...)
Sécurisation simple :
- Exercer un contrôle d'accès à l'établissement
- Assurer si besoin des temps d'accueil au portail de l'école
Gestion comptable et financière :
En lien avec le cabinet comptable et le chef d’établissement assurer la:
- comptabilité générale (écriture comptable…)
- comptabilité facturation familles
- comptabilité fournisseurs
- banque au quotidien
- gestion des éléments de paies
- Maitriser les outils informatiques nécessaires à l’accomplissement de sa mission
- Connaissance du projet de l’Enseignement Catholique
- Connaissance en comptabilité
- Faire preuve d'aisance rédactionnelle
- Respecter et agir en cohérence avec le projet pédagogique et éducatif de l'école, son règlement intérieur, et les directives du chef d'établissement.
- Être à l'écoute et analyser les différentes demandes et situations afin d'y apporter la réponse la plus juste.
- Faire preuve de diplomatie et de bienveillance envers tous
- Adopter une attitude favorable à l'écoute et à l'échange avec les membres de la communauté éducative
- Être rigoureux dans son travail et rendre compte au chef d'établissement.
- Veiller au respect de la confidentialité.
- Agir avec honnêteté et droiture avec un esprit de service et d'entraide.
- Avoir le sens de l'autonomie et de l'organisation
- Faire preuve d'initiative et être force de proposition.
- Adapter sa posture à un contact professionnel envers les élèves et leur famille
- Faire preuve d'adaptabilité, de présence et de polyvalence pour les besoins de l'établissement, sens du service.
Ces activités sont à réaliser dans un état d’esprit respectueux du caractère propre et du projet éducatif de l’établissement.
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