Secrétaire de direction
L'école Notre-Dame de Toutes Grâces, établissement catholique, associé à l’Etat par contrat, sous tutelle diocésaine, accueille environ 225 élèves dans ses 8 classes de la PS au CM2.
L’établissement est à la recherche d’un(e) secrétaire de direction qui partage son engagement envers l'éducation et le bien-être des élèves, pour assurer un support administratif efficace et fiable, garantir un premier contact réussi vis-à-vis des personnes extérieures, et garantir un suivi rigoureux des dossiers administratifs opérations comptables en vue de contribuer à une saine gestion de l’établissement et au pilotage serin de l’activité.
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à l'adresse direction@endtg.fr et indiquer dans l'objet de l'e-mail "Candidature Poste de secrétaire de direction ».
Sous l’autorité du chef d’établissement, vos missions principales seront les suivantes :
Accueil
- Recevoir les visiteurs, les identifier, les informer, les orienter et prévenir les salariés de leur arrivée
- Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Noter les allées et venues du public, les appels et les messages électroniques reçus et émis et garder une trace de tous les contacts avec l'extérieur.
Gestion de l’agenda
Secrétariat de direction
- Gérer le secrétariat courant : courriers divers, prises de rendez-vous, transmission des e-mails, alertes au Chef d’Établissement, etc…
- Gestion de l’activité administrative liée aux familles (base élèves, inscriptions, mises à jour…)
- Relations fournisseurs (gestion des stocks, devis, commandes…)
- Vente de tickets garderie/cantine et tenue de la caisse
- Organiser la communication interne d’informations diverses et échanges réguliers avec les différents services de l’établissement, les parents, les enseignants, les interlocuteurs extérieurs
- Utiliser les différents moyens de communication : tableau d’affichage, salle des professeurs, envoi d’emails, création de circulaires à valider par le Chef d’Établissement
- Mise à jour du site internet
Secrétariat pédagogique
- Gérer le fichier des enseignants (mises à jour des informations, pv d’installation…)
- Préparer la rentrée : constituer un dossier par enseignant (pv d’installation …)
- Rassembler les documents administratifs auprès des enseignants
- Suivre et enregistrer les absences des enseignants (formations, convocations extérieures), les transmettre au rectorat
Le secrétaire doit posséder de solides compétences et une bonne expérience dans les domaines suivants :
Qualités personnelles
- Avoir le souci de la confidentialité
- Savoir analyser et rendre compte
- Être ordonné, fiable, ponctuel, méthodique et rigoureux
- Avoir une aisance relationnelle
- Capacité d’adaptation aux imprévus du fonctionnement
Appétence pour l’utilisation d’outils numériques
Compétences techniques
- Maîtrise des logiciels qui couvrent ces domaines. Word, Excel, Charlemagne ou équivalent
- Excellente orthographe
- Capacité rédactionnelles (courriers, circulaires, post en ligne)
- Bac +2 BTS ou équivalent
Expérience de 2 ans minimum dans le domaine du « secrétariat »
Diplôme et expérience souhaités
Expérience similaire si possible dans le domaine éducatif
Vous êtes Interéssé/e par ce poste
